Ein Praxisbeispiel aus der Industrie, von Thomas Völklein, aktualisiert am 14.07.2021

Corona führt zur Wiederbelebung der Diskussionen rund um die Strukturierung, Suche und den Austausch von Informationen respektive Wissen. Vor allem in der Industrie erschweren Homeoffice-Szenarien das Onboarding und die informellen Kontaktmöglichkeiten für neue Mitarbeiter stark. Daher müssen für den Austausch von Erfahrungen und Informationen neue Wege gegangen werden. Interessanterweise kann man so auch den Folgen des Fachkräftemangels besser die Stirn bieten. Denn Unternehmen, die es wirklich schaffen das implizite Wissen ihrer Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, weiterzuentwickeln und effizient auf neue Kollegen zu übertragen, haben die Nase vorn. Expertenwissen ist dann keine knappe Ressource mehr, sondern wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Einige Branchen wie die Messewirtschaft, die Automobilzuliefer- oder die Digitalindustrie befinden sich mehr denn je im Wandel. In vielen Unternehmen steigt der Kostendruck, bei anderen muss die wachsende Nachfrage ihrer Kunden aufgrund der sich auflösenden Investitionsstaus befriedigt werden. Und manchmal stehen sogar die Geschäftsmodelle zur Disposition. Den daraus erwachsenden Herausforderungen gilt es zu begegnen. Allerdings ist das leichter gesagt als getan, schließlich befinden wir uns mitten im demografischen und strukturellen Wandel. So wechseln zahlreiche Mitarbeiter aus der Generation der Babyboomer in den Ruhestand. Die Firmen müssen verstärkt neue Mitarbeiter rekrutieren und gleichzeitig dem Wissensverlust und drohenden Wissensdefiziten vorbeugen.

Dabei bleibt es eine große Herausforderung, gerade das implizite Wissen der erfahrenen Mitarbeiter effizient zu sichern und für den späteren Transfer aufzubereiten.

Erfahren Sie, wie es ein mittelständisches Produktionsunternehmen geschafft hat, den Wissenstransfer kostenverträglich in seinen Unternehmensalltag zu integrieren.

Aufgrund von kurzen Kündigungsfristen und strikten Headcount-Vorgaben stellte sich die zentrale Frage: Wie kann der Austausch von Erfahrungswissen stattfinden, wenn sich die Mitarbeiter nicht persönlich treffen können oder wenn die Nachfolger noch nicht verfügbar sind?

Da das Unternehmen in erster Linie von Projektgeschäft, Service- und Onsite-Dienstleistungen lebt, sind viele Mitarbeiter regional verteilt. Daher bestand bereits ohne Pandemie eine wesentliche Aufgabe darin, pragmatische Lösungen zu finden mit denen Wissen dezentral gesammelt und unabhängig von Zeit, Ort und Device ausgetauscht werden kann.

Im Rahmen einer Vorstudie untersuchte die delTas Initiative für diese Firma die positiven und negativen Effekte von verschiedenen Wissensmanagementmethoden, -prozessen und -instrumenten. Dazu wurde mit der Geschäftsleitung und Führungskräften des Unternehmens sowie externen Experten eine Innovation-Journey zum Thema Wissenstransfer durchgeführt. Neben Tiefeninterviews und Online-Surveys wurden dazu unter anderem Design Sprints organisiert. In virtuellen Fokusgruppen wurden die Anforderungen der Mitarbeiter an den Wissenstransfer erarbeitet.

Weiter stellte sich bei der IST-Analyse heraus, dass die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen bereits eine Reihe von Systemen zum Transfer von Wissen aufgesetzt hatten. Allerdings wussten diese Initiativen nichts voneinander und der Prozess „Wissen identifizieren, dokumentieren und transferieren“ wurde nicht gelebt. Der Mehrwert durch Wissensmanagement konnte also für das Unternehmen nicht messbar werden. Neben dem Committment des Managements fehlte die koordinierende Stelle, die dezentrale Initiativen bündelt sowie steuert.

Neue Mitarbeiter benötigen vor allem informelles Erfahrungswissen, das kann aber effektiv nur durch direkte Interaktion weitergegeben werden. Also müssen für den Fall der räumlichen Trennung oder der Einschränkung durch Corona, Lösungen für den Know-How-Transfer gefunden werden, die virtuellen Austausch, Vernetzung und Kollaboration fördern und nicht nur die Datenablage in den Vordergrund stellen.

Was analog alltäglich ist, muss auch digital möglich werden. Egal ob Yello Pages, Self-Service, Virtual Workplace, Whiteboards, Messenger, Videokonferenz- oder Chat-Lösungen – die Unternehmen müssen geeignete multimediale Systeme für Collaboration und Cocreation geschickt verknüpfen.

Dabei muss man sich bewußt machen, dass jedes dieser Systeme in erster Linie auf Methoden und Prozessen aufsetzt. Erst im zweiten Schritt ist die Frage nach den Werkzeugen relevant. Bei der Einführung von innovativen Lösungen, die den Umgang mit Informationen und Wissen optimieren, werden – wie bei allen neuen Aufgaben – Fehler gemacht. Die delTas-Initiative unterstützt Unternehmen dabei, die zugrundeliegende Erfahrungskurve schneller zu durchschreiten und dabei Mitarbeiter sowie Management auch wirklich mitzunehmen.

Erhalten Sie pragmatische Impulse für Ihren Wissenstransfer und lernen durch Best Practices in unserer delTas-Matinee. Jeden Donnerstag um 11:00. Melden Sie sich hier an.

Sie erfahren dort:

  • Wie diese neuen Wege für den Austausch von Erfahrungen und Informationen aussehen
  • Welche einfachen Schritte notwendig sind, um den Wissenstransfer wirklich effizient aufzusetzen
  • Welche speziellen Methoden und Werkzeuge genutzt werden
  • Inwas sich der Erfolg ausdrückt und wie er gemessen wird