Ein Praxisbeispiel aus der Industrie, von Thomas Völklein, aktualisiert am 14.07.2021

Der Strukturwandel, Corona und die Digitalisierung führen zur Wiederbelebung der Diskussion rund um die Suche nach Informationen respektive Wissen. Homeoffice-Szenarien erschweren das Onboarding und die informellen Kontaktmöglichkeiten für neue Mitarbeiter. Um Erfahrungen und Informationen besser austauschen zu können, müssen also neue Wege gegangen werden. Interessanterweise kann man darüber auch Fach- und Führungskräfte besser rekrutieren. Betriebe, die es schaffen, das implizite Wissen ihrer Mitarbeiter zu konservieren und effizient auf neue Kollegen zu übertragen, haben die Nase vorn. Expertenwissen ist dann keine knappe Ressource mehr, sondern wird tatsächlich zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Einige Branchen befinden sich mehr denn je im Wandel. In einigen Unternehmen steigt der Kostendruck, bei anderen muss die wachsende Nachfrage ihrer Kunden befriedigt werden. Und manchmal stehen die Geschäftsmodelle zur Disposition. Den daraus erwachsenden Herausforderungen gilt es zu begegnen. Qualifizierte Mitarbeiter sind ein knappes Gut, die Babyboomer gehen in den Ruhestand, andere erhalten lukrative Angebote vom Wettbewerb. Also muss dem Wissensverlust und drohenden Wissensdefiziten vorgebeugt werden.

Ein mittelständisches Unternehmen aus der Fertigungsindustrie integriert den Wissenstransfer kostenverträglich in seinen Unternehmensalltag.

Aufgrund von kurzen Kündigungsfristen, strikten Headcount-Vorgaben und den bestehenden Kontaktbeschränkungen stellt sich die Frage: Wie kann der Austausch von Erfahrungswissen stattfinden, wenn sich Mitarbeiter nicht persönlich treffen können oder wenn Nachfolger noch nicht verfügbar sind?

Mit dem Eisberg Modell wird der Fortschritt der Skill-Transformation gemessen und gesteuert

Das Eisberg-Modell bildet den Status der Skill-Transformation ab

Da das Unternehmen in erster Linie von Projektgeschäft, Service- und Onsite-Dienstleistungen lebt, sind viele Mitarbeiter regional verteilt. Daher besteht eine wesentliche Aufgabe darin, pragmatische Lösungen zu finden, mit denen Wissen dezentral gesammelt und unabhängig von Zeit, Ort und Device ausgetauscht werden kann.

Im Rahmen einer Potentialanalyse werden die positiven und negativen Effekte von verschiedenen Wissensmanagementmethoden, -prozessen und -instrumenten untersucht. Dazu initiert man mit der Geschäftsleitung und Führungskräften des Unternehmens sowie externen Experten eine Skill-Transformation-Journey. Neben Tiefeninterviews und Online-Surveys werden unter anderem Design Sprints organisiert. In virtuellen Fokusgruppen werden die Anforderungen der Mitarbeiter an den Wissenstransfer erfasst.

Es stellt sich heraus, dass die Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen bereits eine Reihe von Systemen zum Transfer von Wissen aufgesetzt haben. Allerdings wussten diese Initiativen nichts voneinander und der Prozess „Wissen identifizieren, dokumentieren und transferieren“ wurde nicht gelebt. Neben dem Committment des Managements fehlte die koordinierende Stelle, die dezentrale Initiativen bündelt sowie steuert. Außerdem mussten vereinzelt Personen aus dem mittleren Management und dem gewerblichen Bereich erst mit integrierten 1:1 Coaching-Formaten vorbereitet und begleitet werden.

Neue Mitarbeiter müssen in der Einarbeitungszeit vor allem auf Erfahrungswissen von Kollegen zugreifen können, das wurde bisher durch direkte Beobachtung, Interaktion und informelle Strukturen weitergegeben. Mit CASI wurde von delTas eine sehr effiziente Lösung  entwickelt, die den virtuellen Transfer von implizitem Wissen gewährleistet und gleichzeitig den Austausch, die Vernetzung und Kollaboration fördert. Und die nicht ein IT-System, eine Methode oder vielleicht Funktionen wie beispielsweise die Dokumentenverwaltung in den Vordergrund stellen.

Eigentlich muss das was analog alltäglich ist, auch digital möglich sein. Egal ob Yello Pages, Self-Service, Virtual Workplace, Whiteboards, Messenger, Videokonferenz- oder Chat-Lösungen – das Unternehmen verknüpft geeignete multimediale Systeme für Collaboration und Cocreation. Natürlich können bei der Einführung – wie bei allen neuen Aufgaben – Fehler gemacht werden. Um das zu vermeiden, kann man mit der Skill-Transformation-Journey von der Erfahrungskurve anderer partizipieren und Mitarbeiter sowie Management auch wirklich mitnehmen.

Erhalten Sie pragmatische Impulse für Ihren Wissenstransfer und lernen durch Best Practices in unserer delTas-Matinee. Jeden Donnerstag um 11:00. Melden Sie sich hier an.

Sie erfahren dort:

  • Wie diese neuen Wege für den Austausch von Erfahrungen und Informationen aussehen
  • Welche einfachen Schritte notwendig sind, um den Wissenstransfer wirklich effizient aufzusetzen
  • Welche speziellen Methoden und Werkzeuge gleichzeitig genutzt werden um die Fach- und Führungskräftebeschaffung zu verbessern
  • Inwas sich der Erfolg ausdrückt und wie er gemessen wird
  • Und was sich hinter dem Akronym C-A-S-I versteckt